Accesare fonduri

“În general, cu cât este mai puternică legătura dintre finanțator și beneficiarul final, cu atât mai bun este rezultatul finanțării.”

Paul Wolfowitz

Consultanţã accesare fonduri europene și alte fonduri nerambursabile

“Intro

Fondurile nerambursabile sunt fie “fonduri europene” fie alte finanţãri acordate pe baza unui proiect evaluat de un finanţator. Acest finanţator poate fi un guvern, un ONG (organizaţie non-guvernamentalã), un organism supranaţional (Comisia Europeanã de exemplu), un consiliu local, o structurã regionalã, un agent economic, un consorţiu, șamd.

Finanţatorul stabilește regulile “jocului” în ceea ce privește acordarea acestor fonduri europene. Regulile sunt cuprinse de obicei într-un “ghid al aplicantului” care prezintã baza legalã, definiţiile aplicabile, obiectivele urmãrite (generale și specifice), bugetul total disponibil a fi “împãrţit” între proiectele cậștigãtoare și foarte important solicitanţii eligibili, activitãţile eligibile, limitele (minimul si maximul) finanţãrii solicitate și limitele de timp în care se poate derula proiectul propus.

De asemenea, în ghid se publicã termenul limitã pậnã la care se poate depune proiectul propus, o grilã de evaluare și detaliile aplicãrii propriu-zise (pe o platformã online sau trimiterea materialului tipãrit, la o adresã poștalã).

Caracteristica principalã a acestor finanţãri “nerambursabile” este faptul cã existã totuși o contribuţie financiarã proprie, obligatorie, din partea aplicantului. Procentul de co-finanţare variazã de la un finanţator la altul, de la un program de finanţare la altul, de la un apel de proiecte la altul.

Este important sã precizez și faptul cã finanţare “externã” nu reprezintã fonduri primite din afara ţãrii, cum deseori se înţelege, ci doar din exteriorul entitãţii beneficiarului. Cu alte cuvinte, finanţatorul poate fi din aceeași ţarã cu beneficiarul.

Metoda de lucru și pasii urmaţi în consultanţa fonduri europene sau alte fonduri nerambursabile diferã uneori de la consultant la consultant. Eu procedez așa:

Consultanţa fonduri europene și alte fonduri – etapa de cercetare

 

1.Analiza profil client

Clientul care apeleazã la mine, consultant fonduri europene, poate fi persoanã fizicã sau persoanã juridicã.

De obicei finanţãrile nerambursabile pentru persoane fizice sunt rare și tot de obicei sunt condiţionate de o urmare în proiectul propus – înfiinţarea unei entitãţi cu statut de persoanã juridicã (societate comercialã, persoanã fizicã autorizatã, întreprindere individualã, etc.)

Clienţii persoane juridice sunt APL-uri (administraţie publicã localã – primãrii, consilii locale / judeţene / regionale), ONG-uri (organizaţii non-guvernamentale – asociaţii, fundaţii, etc.), agenţi economici, regii autonome, prefecturi câteodatã (Programul Operaţional Dezvoltarea Capacitãţii Administrative, din România, include în prezent și prefecturile printre solicitanţii eligibili, chiar dacã aceste instituţii reprezintã guvernul, în teritoriu)

2. Discuţie cu privire la necesitatea de finanţare

Clientul așadar expune necesitatea de finanţare. Câteodatã nu îi este clar arealul activitãţii sale care are nevoie mai mare de fonduri suplimentare sau nu poate “pune degetul” pe ce dorește, cu exactitate. De aceea este absolut evidentã și obligatorie o discuţie edificatoare între client și consultantul pentru fonduri europene sau alte fonduri nerambursabile.

Dupa stabilirea și exprimarea – în cea mai simplã formã – a necesitãţii de finanţare a clientului, se vor formula obiectivele – obiectivul general și obiectivele specifice pentru nevoia de finanţare.

Acesta este primul moment în care un consultant se poate diferenţia de ceilalţi, pe piaţa de profil constituitã din firme specializate sau consultanţi independenţi.

Toata lumea știe – sau crede cã știe – ce înseamnã ca obiectivele formulate sa fie SMART. Insã nu toatã lumea reușește cu adevãrat sã le dea aceastã formã “deșteaptã”.

SMART

 Specific – Specifice – sã extindã capacitatea clientului (indiferent de specificul sãu), nu sã reflecte doar status quo-ul acestuia.

 Measurable – Masurabile – sã se raporteze la investiţii/produse /zonele rezultatelor cheie /indicatorii cheie de performanţã

 Achievable – de Atins – deși suprasolicitã capacitatea personalului, OBIECTIVELE trebuie sã se înscrie în puterea clientului

 Realistical – Realiste – sã se încadreze în sfera clientului

 Time related – cu Termen, Fixate în Timp – sã poatã fi implementate într-un interval de timp stabilit

Obiectivele identificate și asumate sunt foarte importante pentru aplicarea unor cereri de finanţare relevante și pentru implementarea cu succes a proiectelor astfel concepute.

3. Cãutare variante de finanţare nerambursabilã, fie cã sunt linii de finanţare deschise fie cã sunt linii de finanţare închise în momentul cercetãrii, dar accesibile în viitor

Având în prim plan obiectivele clientului stabilite de comun acord anterior, consultantul pentru fonduri europene sau alte fonduri nerambursabile începe cãutarea liniilor de finanţare potrivite pentru client. Aceasta include atât liniile de finanţare deschise cât și liniile de finanţare închise în momentul cercetãrii, dar accesibile în viitor.

Consultantul are o bazã de cãutare iniţialã – în funcţie și de experienţa sa în domeniu – pe care o poate extinde în cazul în care clientul are un obiect de activitate foarte diferit faţã de ceilalţi clienţi sau colaboratori.

Acesta este al doilea moment în care un consultant accesare fonduri europene se poate diferenţia de ceilalţi, pe piaţa de profil constituitã din firme specializate sau consultanţi independenţi.

ţi și cunoștinţe specifice, instrumente specifice folosite, inspiraţie, adaptare) ale consultantului reprezintã “comoara secretã” a acestuia.

4. Discuţie client, argumentare, decizie de a continua aplicarea, de a aștepta lansarea apelului de proiecte vizat sau renunţarea

Dupã ce consultantul pentru fonduri europene sau alte fonduri nerambursabile gãsește mai multe variante de finanţare – în funcţie de profilul clientului și obiectivele bazate pe necesitatea realã a clientului de finanţare – are loc o altã discuţie decisivã.

Clientul care apeleazã la consultanţã fonduri europene sau alte fonduri nerambursabile va hotãrî pasul urmãtor. De cele mai multe ori capacitatea de co-finanţare are un rol foarte important în aceastã decizie. Dupã cum aratam în introducere, procentul de co-finanţare variazã de la un finanţator la altul, de la un program de finanţare la altul, de la un apel de proiecte la altul. Clientul știe cel mai bine dacã poate sau nu acoperi partea de finanţare ce îi revine.

Un alt criteriu în luarea deciziei este specificitatea apelului de proiecte. Cu cât apelul este mai “general”, adicã eligibile sunt mai multe tipuri de aplicanţi (descrise mai sus la “profil client”), cu atât clientul considerã cã șansele în obţinerea finanţãrii se diminueazã.

Așadar, dupa analizarea în amãnunt a variantelor propuse, clientul care apeleazã la consultanţa fonduri europene sau alte fonduri nerambursabile, poate opta pentru:

– aplicarea unui proiect în vederea obţinerii unei finanţãri nerambursabile (de obicei se continuã colaborarea cu același consultant însã este posibilã colaborarea și cu altul – mai ales în cadrul unei firme care are specialiști diferiţi pentru cercetare, scriere, implementare)

– amânarea aplicãrii pânã la momentul lansãrii apelului de proiecte vizat – consultantul având în vedere sã anunţe clientul imediat ce s-a deschis respectiva linie de finanţare

– renunţarea la aplicarea unui proiect în vederea obţinerii unei finanţãri nerambursabile, în cazul în care nici o variantã de apel de proiecte dintre cele propuse nu este dezirabilã pentru client

Toatã aceastã etapã de cercetare se convertește în timp, resurse informaţionale și personale alocate clientului – la fel ca etapa de concepere și scriere care urmeazã.

Conceperea și scrierea unui proiect pentru accesare fonduri europene sau alte fonduri nerambursabile

In cazul în care clientul decide sã înainteze o propunere de proiect spre finanţare – și sã colaboreze cu mine în acest sens – eu, consultant fonduri europene, voi concepe și voi scrie aplicaţia în stransã colaborare cu aplicantul și partenerii acestuia, în cazul în care proiectul se dorește a fi depus în parteneriat.

Acesta este al treilea moment în care un consultant se poate diferenţia de ceilalţi, pe piaţa de profil constituitã din firme specializate sau consultanţi independenţi.

Este importantã experienţa în implementare pentru a concepe o aplicaţie “câștigãtoare” din toate punctele de vedere. Obţinerea finanţãrii nerambursabile este doar primul pas pentru succesul proiectului. Implementarea dã “nota finalã” a unui proiect de succes.

Ca evaluator, am citit numeroase aplicaţii și mai puţine decât mi-aș fi dorit mi-au transmis sentimentul de “interior”. Pot face ușor diferenţa dintre o aplicaţie de proiect scrisã de cineva din interiorul unei instituţii publice/ firme/ organizaţii și o aplicaţie “externã”, conceputã de un consultant din afara organizaţiei respective.

Mãestria unui consultant fonduri europene sau alte fonduri nerambursabile rezidã tocmai în a concepe și în a scrie o aplicaţie ca și când ar fi colaborat dintotdeauna cu beneficiarul.

Tocmai de aceea este crucialã strânsa colaborare dintre consultant, aplicant și partenerii aplicantului (dacã existã).

In același timp, confidenţialitatea asupra datelor furnizate de client și parteneri și introduse în aplicaţie trebuie sã fie strict respectatã din punctul meu de vedere, ca și consultant fonduri europene sau alte fonduri nerambursabile.

Conteazã enorm satisfacţia clientului și siguranţa sa cu privire la confidenţialitatea tuturor informaţiilor, indiferent de natura lor – de formã sau de fond. De aceea, portofoliul “public” al unui consultant cu experienţã este uneori mai puţin impresionant decât portofoliul real de proiecte și aplicaţii la care acesta lucreazã. Orgoliul sau poate doar dorinţa – justificatã – de mândrie legatã de rezultatele muncii proprii nu vor prima în faţa interesului și/sau a dorinţei clientului.

 Consultanţa în implementarea unui proiect cu finanţare externã

In cazul în care o aplicaţie este admisã de cãtre un finanţator, urmeazã implementarea proiectului, exact în forma în care a fost propus și înaintat spre finanţare. Rareori se pot opera modificari ale proiectului, dupã admiterea spre finanţare, în perioada de implementare.

Aceste modificãri, în mãsura în care sunt aprobate de cãtre finanţator, implicã riscuri ulterioare – ce pot fi evitate tocmai prin înaintarea unei aplicaţii așa cum am prezentat mai sus.

In legãturã cu activitatea de consultanţã fonduri europene sau alte fonduri nerambursabile în implementarea unui proiect – așadar cu privire la echipa de proiect, la expertiza necesarã – trebuie menţionat cã implementarea unui proiect se poate realiza cu personal propriu al aplicantului (echipa de management și implementare sã fie compusã din angajaţi ai beneficiarului) sau prin subcontractarea echipei de management și/sau implementare. Existã mai multe variante, în funcţie de condiţiile impuse de finanţator:

– în echipa de management și implementare se admit doar angajaţi ai beneficiarului, în acest caz aceștia fiind nominalizaţi pentru posturile ocupate în cadrul proiectului încã din etapa de concepere a aplicaţiei (manager proiect, manager tehnic, manager financiar, asistent proiect, expert comunicare, expert monitorizare, etc.). Experienta persoanelor implicate în proiect constituie de multe ori un criteriu de evaluare a aplicatiei depuse spre finanţare.

– în echipa de management se admit doar angajaţi ai beneficiarului însã în echipa de implementare se poate apela – prin subcontractare – la consultanţi și experţi în diferite domenii: juridic, audit financiar, comunicare și relaţii publice, etc. Şi în acest caz echipa de management trebuie nominalizatã iar posturile din echipa de implementare trebuie descrise în amãnunt. Cu alte cuvinte, fișele de post ale consultanţilor și experţilor trebuie conturate încã din perioada de concepere a aplicaţiei – și de asemenea, descrierea detaliatã a acestora poate constitui un citeriu de evaluare a aplicaţiei depuse spre finanţare.

– echipa de management și implementare poate fi subcontractatã în totalitate. Şi în acest caz sunt posibile douã variante, fie doar creionarea fiselor de post, fie descrierea fișelor de post și nominalizarea persoanelor în cauzã, din etapa conceperii aplicaţiei, în funcţie de cerintele finanţatorului.

 – existã și varianta, mai rar întâlnitã, în care echipa de management poate fi și este subcontractatã unor experţi în management și implementare de proiecte cu finanţare nerambursabilã iar din echipa de implementare a respectivului proiect fac parte angajaţi ai beneficiarului.

De Raluca Filip Iasi, Expert accesare fonduri europene, acreditat de Wien Wirtschafts Universitat pentru Programarea 2014-2020