Oamenii care au functii de conducere ( mai mult sau mai putin inalte, politicieni sau functionari ) in Administratia Publica din Romania, in majoritatea lor, se cred priceputi la toate, inclusiv la Relatii Publice. Nu stiu sa-si construiasca echipe ( sa se inconjoare ) de oameni priceputi ( in diferite domenii ) cu care sa lucreze.

Multe institutii nici nu au purtator de cuvant ( sau daca exista vreo persoana cu aceasta titulatura, ea nu este specialist in Relatii Publice, ci are alta pregatire – uneori de-a dreptul surprinzatoare ! ). De aceea, mesajele acestor institutii sunt contradictorii, totalitare sau confuze.

Exista 6 criterii esentiale pentru stabilirea de bune relatii cu media si cu publicul – ele se aplica Purtatorului de Cuvant dar si presedintelui/directorului organizatiei care uneori trebuie sa preia acest rol si trebuie sa inteleaga factorii cheie in ceea ce priveste reprezentarea organizatiei. Asadar, aceasta persoana trebuie :

  • Sa asigure sprijinul si aprobarea top managementului pentru o politica pozitiva de comunicare ;
  • Sa cunoasca faptele si implicatiile lor, politica organizatiei si modul de gandire al sefului ei si sa aiba libertatea sa contribuie la formularea politicii, luand initiativele necesare ;
  • Sa aiba o abordare pozitiva, activa fata de comunicare mai degraba decat una reactiva ; Relatiile Publice se presupune ca vor sa construiasca punti si nu bariere defensive ;
  • Sa fie in stare sa comunice materiale complexe in termeni simpli, relevanti, „de fiecare zi” si sa aiba autoritatea de a traduce jargonul ;
  • Sa fie disponibil in mod continuu atat in vremuri bune cat si in vremuri rele ; a te ascunde in pamant cand „haita” de la presa e in urmarire nu ajuta victima si nici nu opreste vanatoarea ;
  • Niciodata sa nu minta sau sa indrepte pe calea gresita pentru ca puntile catre media si public se prabusesc sub greutatea inselaciunii.

Purtatorul de cuvant are nevoie de aceste caracteristici personale sa reprezinte adecvat organizatia dar informatia e de asemenea necesara pentru a transmite mesajul : institutia planifica si tinteste iar mesajul va deveni confuz daca nu va fi comunicat in termeni simpli.

Cateodata, diferiti consilieri vorbesc ca si cum organizatia ar activa in vid si ar avea control total asupra tuturor deciziilor pe care le ia. Adevarul este ca atunci cand faci un anunt, castigi puncte bonus din partea mediei, angajatilor, partenerilor si a tuturor celor interesati de succesul organizatiei.

Rezultatele prezentarii unui mesaj pot aparea in secunde sau in ani de zile. Fiti siguri de faptele pe care le prezentati si niciodata nu improvizati sau speculati. Asa cum stirile bune e mai bine sa le divulgi din vreme si onest, acest lucru e si mai important cu stirile rele.

 Consilierii juridici ar putea sa va ceara sa nu spuneti nimic despre un anume incident. Orice scuza, ar spune ei, ar putea fi interpretata ca o admitere a vinei  si aceasta ar putea fi folosita intr-o eventuala actiune impotriva organizatiei. Chiar daca incidentul s-a datorat unei greseli din partea organizatiei, unei neglijente sau doar neatentiei unei persoane, intreaga responsabilitate revine tot organizatiei. Daca se dovedeste ca organizatia este in culpa, e clar ca ea doreste sa recompenseze voluntar, rapid si consistent si nu sa se bazeze pe presiunile eventuale ale sistemului judiciar – cu toate asocierile negative care se vor face daca organizatia isi neglijeaza responsabilitatile si trebuie sa fie fortata sa se comporte decent.

Veti avea nevoie ca juristii sa se uite peste declaratie dar nu-i lasati niciodata sa va impiedice sa faceti vreun comentariu. Nu faceti presupuneri – cel putin testati-le – trebuie sa stiti si punctul de vedere al celuilalt, aceasta si pentru ca nu inveti nimic atunci cand vorbesti ci numai atunci cand asculti.

De la Raluca Filip